Urząd Miejski w Polanowie znajduje się przy ul. Wolności, w centrum miasta, przy rondzie, gdzie krzyżuja się drogi wojewódzkie nr 205 i 206. W pobliżu Urzędu znajduje się parking na ok. 10 pojazdów osobowych.

Urząd Miejski w Polanowie jest siedzibą burmistrza miasta oraz rady miasta. Urząd realizuje zadania gminne oraz pełni funkcję pomocniczą burmistrza. Urząd funkcjonuje w oparciu o strukturę organizacyjną złożoną z: referatów (finansowo-budżetowy, inwestycji, planowania przestrzennego, budownictwa i gospodarki komunalnej, organizacyjny i samorządu, geodezji, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa), samodzielnych stanowisk pracy (ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, ds. promocji i pozyskiwania funduszy, ds. ochrony ludności, spraw obronnych i ochrony przeciwpożarowej oraz informacji niejawnych, radca prawny, kierownik urzędu stanu cywilnego). Ponadto w strukturze urzędu znajduje się straż miejska.

Sołectwa

Bożenice
Bukowo
Buszyno
Cetuń
Chocimino
Dadzewo
Domachowo
Garbno
Gołogóra
Jacinki
Karsinka
Kępiny
Kościernica
Krąg
Krytno
Nacław
Nowy Żelibórz
Powidz
Rekowo
Rosocha
Rzeczyca Wielka
Sowinko
Stary Żelibórz
Świerczyna
Warblewo
Wielin
Wietrzno
Żydowo

Bożenice • Bukowo-Rzyszczewko • Buszyno • Cetuń • Chocimino • Dadzewo • Domachowo • Garbno • Gołogóra• Jacinki • Karsinka • Kępiec • Kępiny • Kościernica • Krąg • Krytno • Nacław • Nowy Żelibórz • Powidz • Rekowo • Rosocha • Rochowo-Rzeczyca Wielka • Stary Żelibórz • Sowinko • Świerczyna • Warblewo • Wietrzno • Wielin • Żydowo

Miejscowości niesołeckie
Bagnica • Bartlewo • Chocimino Leśne • Chróstowo • Czarnowiec • Czyżewo • Dalimierz • Doły • Dzikowo • 

Gilewo • Głusza • Gosław • Gostkowo • Jaromierz Polanowski • Jeżewo • Kania • Karsina • Kierzkowo • 

Knieja • Komorowo • Kopaniec • Lipki • Liszkowo • Łąkie • Łokwica • Małomierz • Mirotki • Młyniska • Nadbór • Osetno • Piaskowo • Pieczyska • Pokrzywno • Przybrodzie • Puławy • Pyszki • Racibórz Polanowski • Racław •

 Rzeczyca Mała • Rzeczyca Wielka • Samostrzel • Smugi • Stare Wiatrowo • Stołpie • Strzeżewo • 

Szczerbin • Trzebaw • Zagaje • Zdzieszewo • Żdżar